Cloud VS on-premise PMS: usporedba za odabir pravog rješenja

Odabir pravi sustav za upravljanje objektom može biti ključan za uspješno poslovanje. Uz toliko mogućnosti na tržištu, lako se može izgubiti pregled.

U ovom blogu pomoći ćemo vam da donesete informiranu odluku pri odabiru pravog rješenja.

Pripremite se za usporedbu Cloud PMS-a i lokalnog rješenja.

Krenimo odmah na stvar.

1. Što je softver za upravljanje hotelom?

Da budemo na istoj valnoj duljini, prvo definirajmo PMS-om pojam.

PMS softvera promijenio je ugostiteljsku industriju zamjenjujući zastarjeli, papirnati način upravljanja smještajem. Značajke poput sustav za rezervacije ili channel managera sprječavaju ljudske pogreške poput prekobukiranja. 

Ne pomaže samo u operacijama na recepciji, poput rezervacija ili prijave i odjave gostiju. Neprestano se razvija i pomaže hotelijerima upravljati svim aspektima njihovog objekta. 

Softver za upravljanje hotelom također automatizira većinu ručnih zadataka i pomaže zaposlenicima da se usredotoče na stvaranje personaliziranih nezaboravnog iskustva za goste. 

2. Vrste PMS-a

Dvije glavne vrste softvera za upravljanje hotelom na koje možete naići su:

✅Lokalni sustav za upravljanje objektom

Ovaj sustav se izdvaja po načinu na koji pohranjuje podatke. Za rad ovakve vrste softvera potreban je lokalni poslužitelj kako bi ova vrsta softvera funkcionirala. 

Njegovo održavanje prepušteno je hotelu. Interna IT podrška je nužna kako bi sustav ostao funkcionalan.

✅PMS u oblaku

Ova vrsta softvera ne zahtijeva lokalni poslužitelj i povezana je s internetom. Dostupna je putem većine uređaja u smještajnom objektu i ima niže troškove održavanja.

3. 7 glavnih razlika koje treba uzeti u obzir

1. Instalacija

Instalacija sustava u oblaku

Ova vrsta softvera za upravljanje instalira se putem internetom i može joj se pristupiti s bilo kojeg uređaja nakon otvaranja računa. Podatke pohranjuje pružatelj usluge, odnosno oni se nalaze izvan hotela. 

Održavanje i sigurnost odgovornost su pružatelja PMS-a. 

Imajte na umu, stabilna internetska veza je nužna kako bi ova vrsta sustava ispravno funkcionirala.

Instalacija lokalnog sustava

Nažalost, proces instalacije ove vrste sustava nešto je kompliciraniji.

Prije svega, potrebno je da bude ručno instaliran na svakom uređaju na kojem će se koristiti. Podaci se pohranjuju na poslužitelju koji se nalazi negdje u samom objektu. Ne zaboravite ni na ostale rezervne poslužitelje.

Zaštita i pohrana podataka postaje isključiva odgovornost hotela. 

2. Tehnički zahtjevi i održavanje

Zahtjevi za rješenje u oblaku

Ovo je potpuno bezbrižno rješenje. Zaboravite na poslužitelje ili sigurnosne kopije, ovdje sve hostira dobavljač. 

Sve što hotelu treba je dobra internetska veza i spremni su za rad.

Ipak, nemojte ovo shvatiti previše doslovno. I dalje će vam trebati koje računalo u uredu. Glavna prednost PMS-a u oblaku je što ne zahtijeva ulaganje u hardver. 

Zahtjevi za lokalno rješenje

Punotoga treba biti riješeno kako bi ovo PMS rješenje ispravno funkcioniralo. Dio potrebnog hardvera uključuje: 

1. Poslužitelj za podatke
2. Rezervni poslužitelji
3. A terminalni poslužitelj (za pristup s različitih lokacija)
4. Kompatibilan operacijski sustav na svim radnim stanicama
5. Namjenske radne stanice za vanjske sustave
6. Rezervni tvrdi diskovi

E, to je već dosta toga. Osim ulaganja u toliku količinu hardvera i pohranjivanja svega toga na licu mjesta, trebala bi vam vlastita IT stručnost. 

3. Sigurnost podataka

Prema najnovijem izvještaju o istrazi iz 2024. godine, rizici od kibernetičkih napada nikada nisu bili veći. Izvješteno je da je 14% napada bilo posljedica iskorištavanja ranjivosti u fazi početnog pristupa . Osim toga, 62% napada uključivalo je ransomware ili iznudu. 

Sigurnost podataka iznimno je važna u ugostiteljstvu, stoga ovaj faktor svakako uzmite u obzir prilikom odabira hotelskog softvera.

Sigurnost PMS-a u oblaku

Osiguravanje sigurnosti vaših podataka odgovornost je dobavljača kada koristite sustav u oblaku. Ipak, vaši zaposlenici i dalje ne bi trebali klikati na poveznice koje im šalje nigerijski princ nudeći im nasljedstvo.

Šalu na stranu, u ovakvim se softverima primjenjuju robusne mjere zaštite koje curenje podataka čine gotovo nemogućim. U mnogim sustavima u oblaku svi se podaci pohranjuju u više podatkovnih centara što osigurava da čak i ako jedan podatkovni centar zakaže, postoji sigurnosna kopija. 

Sigurnost on-premise PMS sustava

Kod ovakvog sustava sigurnost je odgovornost samog objekta. Evo nekoliko koraka koje objekt može poduzeti kako bi zaštitio svoje podatke prilikom korištenja ovog PMS sustava:

1. Instaliranje antivirusnih programa
2. Osiguravanje privatnih mreža
3. Ograničavanje pristupa prostorijama sa serverima
4. Ručni procesi izrade sigurnosnih kopija podataka
5. Uvođenje rezervne poslužitelje i generatori

Iako se možda čini sigurnije sve podatke pohraniti na vlastitom hardveru i time se zadovoljiti, to može predstavljati velik rizik. U slučaju požara ili poplave, taj hardver može biti oštećen i pretvoriti se u noćnu moru za vaš hotel. 

4. Troškovi ulaganja 

Kada raspravljamo o operativnim troškovima, smatramo da je važno u obzir uzeti vremenu jednako kao i novac. Ušteda vremena za upravu, kao i za osoblje na recepciji, može biti jednako važna kao i ušteda na troškovima. 

Troškovi cloud sustava

Cloud PMS za hotele obično se naplaćuje putem mjesečne pretplate i ovisno o broju soba. Iako se ovaj trošak s vremenom može nagomilati, važno je uzeti u obzir i druge stvari na koje se vaš novac ne troši. 

Budući da nema hardvera na licu mjesta, nema ni troškova održavanja i ažuriranja troškova. Obično su licence za softver koji se koristi na vlastitim serverima skupe i mogu postojati dodatne naknade ako u budućnosti želite dodati dodatna radna mjesta . Dodatni troškovi sigurnosti mogli bi biti nešto u što ćete morati ulagati kako biste osigurali serversku sobu. 

Ako uzmemo u obzir vrijeme kao najveću valutu, cloud PMS pruža mir i sigurnost. Bez beskrajnih kabela i stalne potrebe za održavanjem sustava, osoblje hotela može se više usredotočiti na goste. Također, ne morate biti tehnološki genij da biste shvatili kako koristiti ovaj softver. O svim tehničkim stvarima brine se dobavljač. 

Troškovi sustava na licu mjesta

Realnost je da ovaj tip sustava za upravljanje hotelom nije osmišljen za srednje ili male hotele. Ova vrsta sustava smatra se kapitalnim izdatkom, pa si ga mnogi objekti ne mogu priuštiti uopće.

Neki od najvećih troškova s kojima ćete se suočiti pri odabiru ove vrste sustava za upravljanje hotelom su:

1. Softver licenca
2. Godišnji održavanje naknade
3. Hardver i IT troškovi

Ova vrsta softvera može zahtijevati više truda i vremenu uloženog u održavanje i učenje sustava. 

6. Jednostavnost integracije

Za vođenje vašeg objekta možda su vam potrebni i drugi softveri, poput POS sustava ili računovodstvenih programa. Njihova integracija s vašim rješenjem za upravljanje hotelom ključna je za nesmetano poslovanje. 

Integracija cloud sustava za upravljanje objektom

Ovo je obično najjednostavnije rješenje. Dok mnogi dolaze već integrirani s drugim partnerskim softverskim rješenjima, sama integracija je prilično besprijekorno. Zahvaljujući otvorenim API-jima i uobičajenim web standardima, cloud softver se lako integrira s vanjskim rješenjima. 

Integracija on-premise sustava za upravljanje objektom

Iako on-premise PMS rješenja za hotele omogućuju integraciju s drugim softverom, ovaj proces je vrlo složen. Obično bi zahtijevao ručni tehnički rad kao i dodatni hardver.

💡U fokusu

Kada je riječ o integraciji, u fokus stavljamo OTA Sync softver za upravljanje hotelom u oblaku koji surađuje s brojnim vanjskim softverima i nudi jednostavne i brze integracije s novim vanjskim rješenjima.

6. Dostupnost i mobilnost sustava

Dostupnost PMS softvera u oblaku

Budući da je ovaj sustav implementiran online, moguće mu je pristupiti putem sigurne prijave s bilo kojeg mobilnog uređaja, odakle god se nalazite. Jedini je uvjet dobra WiFi veza. Rješenje u oblaku ovdje je jasan pobjednik kad je riječ o dostupnosti, jer mu nijedan moderan on-site PMS ne može parirati.

Dostupnost on-premise PMS softvera

Iako je i s ovakvim rješenjem moguće pristupiti sustavu na daljinu, to opet nije jednako jednostavno. Za takav bi luksuz bilo potrebno dodatno tehničko postavljanje a sve bi ovisilo i o opterećenju servera. Nažalost, jasan gubitnik u ovoj kategoriji. 

7. Ažuriranja i nadogradnje

Nadogradnje sustava za upravljanje smještajem u oblaku

Ovakav tip hotelskog PMS-a nudi ažuriranja koja su obično besplatna i i jednostavna za instalaciju. To znači da je softver uvijek ažuran. Velika prednost je što to ne zahtijeva nikakvo tehničko znanje od strane hotelijera niti dodatni hardver.

Nadogradnje lokalnih sustava za upravljanje smještajem

Najveći nedostatak nadogradnje lokalnog PMS sustava je taj što može biti prilično skupo. Ažuriranja softvera ponekad mogu značiti i nadogradnju hardvera. 

4. Za kraj

Odabir pravog rješenja za nesmetano vođenje hotelskog poslovanja zahtijeva da se u obzir uzme mnogo čimbenika . Na temelju ove usporedbe, jasan pobjednik je cloud sustav za upravljanje hotelom. 

Smanjenjem troškova i pružanjem veće fleksibilnosti i dostupnosti, cloud PMS za hotele je moderno rješenje koje postaje standard u ugostiteljskoj industriji. Iako obje opcije imaju svoje prednosti i nedostatke, lokalni i cloud PMS bitno se razlikuju ovisno o učinkovitosti i održavanje potrebama.

Ušteda vremena također je važan čimbenik u kojem cloud sustavi pobjeđuju, a to je ključno za uspješno vođenje hotelskog poslovanja. 

5. Kako OTA Sync može pomoći

OTA Sync je sveobuhvatni cloud za upravljanje hotelima i apartmanima. Zahvaljujući tehnologiji u oblaku, troškovi su drastično smanjeni, a svakodnevni zadaci su automatizirano, a ukupni učinkovitost i prihodi objekta se povećavaju.

OTA Sync softver pogodan je za male i srednje hotele, butik hotele, hostele, pansione i apartmane. Tvrtka broji preko 2.000 zadovoljnih korisnika u 17 zemalja diljem svijeta.

Postoje četiri cjelovita rješenja za upravljanje hotelima i apartmanima:

• Sustav za upravljanje smještajem i mobilna aplikacija
• Sustav za rezervacije
• Channel Manager
• Aplikacija za iskustvo gostiju

Za besplatnu probu kliknite ovdje.

Nastavite učiti

1. Channel Manager naspram PMS-a, koja je razlika?
2. Kako smanjiti troškove poslovanja hotela
3. Virtualne kreditne kartice: sve što trebate znati