11 savjeta za učinkovito upravljanje s više objekata [Vodič]

Upravljanje s više nekretnina može biti poput žongliranja s previše loptica odjednom, ima toga puno za obraditi! 

Između održavanja, brojnih rezervacija i zakonske usklađenosti, ima puno toga na čemu treba raditi. 

No, uz dobar plan, sve možete održavati u savršenom skladu i svoje goste zadovoljnima.

Evo 11 savjeta koji će vam pomoći učinkovito upravljati s više nekretnina. 

Krenimo!

Koja su 3 najveća izazova upravljanja s više nekretnina?

Budući da upravljanje s više nekretnina nije nimalo jednostavno, neizbježno ćete usput naići na određene probleme i izazove.

• Upravljanje vremenom S više gostiju i nekretnina, održavanje organizacije može biti zahtjevno jer morate žonglirati različitim rasporedima, zadacima i rokovima. 

Bez učinkovitog sustava, možete se boriti s određivanjem prioriteta i izvršavanjem svega na vrijeme.

• Komunikacija, jasna i pravovremena komunikacija postaje sve zahtjevnija s više gostiju i nekretnina zbog velikog broja interakcija. 

Ako ovo dobro ne organizirate, riskirate propuštanje važnih poruka, kašnjenje s odgovorima i stvaranje nesporazuma.

• Širenje poslovanja, proširenje vašeg portfelja donosi svoje izazove, poput povećanog administrativnog opterećenja i potrebe za dodatnim resursima. 

Upravljanje većim brojem nekretnina bez učinkovitih procesa može dovesti do nereda i potencijalnog pada kvalitete usluge.

Zato će vam naš prvi savjet pokazati pojednostavljeniji i bezbrižniji pristup upravljanju nekretninama.

11 savjeta za učinkovito upravljanje s više nekretnina

1. Odaberite sustav za upravljanje nekretninama (PMS)

Ne samo da PMS sustavu vodi evidenciju o svim informacijama vezanim uz nekretnine na jednom mjestu, već vam i pomaže da automatiziraju rutinske zadatke poput

• Naplata najma, 
• računovodstvo i 
• održavanje svih nekretnina kojima upravljate.

PMS sustavi izvrsni su za uštedu vremena jer smanjuju vaše opterećenje zahvaljujući funkcijama i mogućnostima automatizacije.

? Savjet:

OTA SYNC, nagli online PMS, pojednostavljuje i automatizira upravljanje svim vrstama i veličinama nekretnina.

Stoga nudi rješenja koja uključuju:

• alate za izvještavanje, 
• Fakturiranje i naplata, 
• Upravljanje domaćinstvom, 
• alate za obradu plaćanja itd.

Štoviše, njegova nadzorna ploča za više nekretnina omogućuje vam upravljanje s više nekretnina putem centralizirane nadzorne ploče u jednom prikazu.

Dakle, bilo da vodite hotele, apartmanska naselja, vile, iznajmljivanja i slično, nadzorna ploča prikazuje sve vaše nekretnine i dodatne informacije, poput:

✨ sve dolaske, odlaske i produžene boravke, 

✨ status rezervacije,

✨ vrste soba,

✨ prodajne kanale rezervacija,

✨ prihod za željeno razdoblje i

✨ državu iz koje dolaze vaši gosti.

2. Dokumentirajte sve

Trebali biste voditi detaljnu evidenciju o ugovorima, inspekcijama, policama osiguranja i povijesti održavanja za svaku nekretninu.

Ova će vam dokumentacija dobro doći tijekom porezne sezone ili ako dođe do spora.

Na primjer, ako gost postavi pitanje o uslugama ili radovima održavanja obavljenim u njegovoj jedinici, jasna dokumentacija može pomoći u brzom rješavanju situacije. 

Zato sve svoje dokumente čuvajte na jednom mjestu, primjerice u digitalnoj mapi na računalu ili u cloud sustavu, kako biste im uvijek mogli lako pristupiti kada zatreba.

3. Uvrstite svoje objekte na popis

Kako biste privukli nove goste, važno je objaviti svoj objekt na relevantnim kanalima. Ovisno o ciljanoj publici, svoje objekte možete oglašavati na različite načine:

✨ Online oglašavanje – Popularan način oglašavanja objekata zbog svog šireg dosega. 

Među najpopularnijim stranicama nalaze se Airbnba, Booking.com, Vrbo, Expedia i slično.

✨ Profesionalne fotografije – Pobrinite se da imate kvalitetne fotografije koje ističu najbolje značajke objekta i privlače više potencijalnih gostiju.

✨ Virtualne ture – Odličan način da potencijalnim gostima pružite sveobuhvatan i vjeran prikaz objekta. 

Njima možete prikazati baš svaki detalj, uključujući i manje uočljive poput ormara i niša. 

✨ Tiskani oglasi – Provjerite lokalne novine i oglasne panoe, a posebno se obratite lokalnim agentima za nekretnine kako biste proširili doseg svoje publike.

✨ Usmena preporuka – Ponudite bonuse za preporuku sadašnjim i bivšim gostima kada preporuče nove goste.

✨ Društvene mreže – Ojačajte svoju online prisutnost kako biste besplatno oglašavali objekte i širili kampanju, ili iskoristite plaćene oglase s ciljanim publikama.

? Savjet:

OTA SYNC-ov Channel Manager pomaže vam upravljati i ažurirati dostupnost soba, cijene i rezervacije u stvarnom vremenu, kako biste bili usklađeni na svim kanalima za rezervacije, uključujući i vašu web stranicu.

Na taj način možete učinkovito upravljati distribucijom soba i izbjeći prekobronirane ili nedovoljno prodane termine. 

Zahvaljujući automatskim ažuriranjima, upravitelj kanala:

• Smanjuje rizik od ručnih pogrešaka, 
• Osigurava da se promjene odmah odražavaju na svim povezanim kanalima i
• Povećava vidljivost vaših objekata.

Putem centraliziranog nadzornog pregleda možete jednostavno povezati glavne OTA platforme i VRBO te postaviti proviziju i boju kalendara.

4. Automatizirajte proces rezervacije

Ključno je imati sustav za online rezervacije na svojoj web stranici kako biste ubrzali proces rezervacije. 

Sustav za rezervacije (booking engine) može automatizirati proces rezervacije i omogućiti gostima da provjere dostupnost soba, pregledaju cijene i dovrše sigurne rezervacije u stvarnom vremenu bez vaše pomoći.

Na taj način uklanja potrebu za ručnim procesima rezervacije, smanjuje pogreške i pojednostavljuje proces rezervacije i za vas i za vaše goste.

Osim toga, personalizirani sustav za rezervacije povećava prepoznatljivost brenda i potiče direktne rezervacije.

Na kraju, obavezno odaberite sustav za rezervacije koji je jednostavan za korištenje i koji se moženesmetano integrirati s vašim PMS sustavom.

? Savjet: 

OTA SYNC-ov upravljanje s više objekata sustav za rezervacije omogućuje vam da uhvatite i zadržite svoj jedinstveni brend pomoću prilagođenih filtera, sadržaja, karata, promocija i popisa ponude.

Na taj način svi vaši objekti bit će automatski prepoznatljivi na svim oglasnim kanalima.

5. Postavite dinamičko određivanje cijena

Fleksibilan sustav određivanja cijena još je jedna ključna stvar koju treba uzeti u obzir jer vam omogućuje da prilagodite cijene prema potražnji na tržištu i drugim relevantnim čimbenicima.

To je još važnije ako upravljate s više objekata jer možete prilagoditi cijene svakog pojedinačnog objekta umjesto postavljanja iste cijene za sve njih.

Na primjer, dinamičko određivanje cijena omogućilo bi vam da povećate cijenu ako je određeni objekt vrlo tražen i ima manje dostupnih jedinica.

S druge strane, ako objekt ima mnogo dostupnih jedinica i nije previše tražen, možete sniziti cijenu kako biste privukli više gostiju i popunili objekt.

? Savjet:

Uz dinamičko određivanje cijena putem OTA platformi, možete maksimizirati prihode prilagođavanjem cijena na temelju: 

• Potražnje na tržištu, 
• Dostupnosti smještaja,
• Dodatnih usluga,
• Promotivnih kodova, 
• Sezonalnosti, i 
• Ostalih relevantnih faktora, umjesto pristupa koji svima odgovara podjednako.

Tako lako možete postaviti planove cijena i ograničenja odabirom vrste usluge, zaključavanja cijene, minimalnog boravka i mnogih drugih opcija, te mijenjati detalje u hodu.

6. Pratite svoje financije

Kada upravljate s više objekata, praćenje financija ključno je za održavanje profitabilnosti i zdravog novčanog tijeka.

Prije svega, vodite odvojenu financijsku evidenciju za svaki objekt i unosite sve transakcije, poput prihoda od najma, troškova, popravaka, održavanja i slično, u odgovarajuće knjige.

• Koristite računovodstveni softver za kategorizaciju transakcija, izradu računa, praćenje plaćanja i generiranje financijskih izvještaja.
• Pratite troškove i pobrinite se da ostanu unutar vašeg budžeta.
• Pratite novčani tijek kako biste usporedili prihod od najma s troškovima i trendovima profita. Ovo vam pomaže vidjeti koliko novca ulazi iz vaših objekata, a koliko izlazi iz poslovanja.

? Savjet:

Upravljanje s više objekata može biti komplicirano zbog različitih financijskih potreba i vremenskih okvira za svaki od njih. Kako lako pratiti sve to?

OTA SYNC prati sve vaše financijske dokumente i pruža ažurne i točne evidencije.

Nadalje, nudi Napredne izvještaje i analitiku do upravljate prihodima, financijama i izvještajima unutar objekta.

Tako možete dobiti detaljnu analitiku o:

• Stopi popunjenosti
• Duljini boravka
• Broju rezervacija
• Dolascima po kanalima i zemljama, 
• Pace izvještajima i ostalom.

Zapravo, možete primajte sveobuhvatna izvješća na svoj e-mail u željenoj učestalosti, bez ručnog podešavanja parametara! 

Tako ćete uvijek biti u tijeku s financijskim stanjem svog objekta, bez ikakvog dodatnog truda.

7. Automatizirajte plaćanja

Upravljanje plaćanjima za jedan objekt već je dovoljno stresno, a kamoli za veći portfelj. Zato zašto ne biste automatizirali taj proces?

Ovisno o softveru koji odaberete, možete iskoristiti značajke poput periodičnog naplaćivanja, automatskog generiranja računa i praćenja plaćanja. 

Osim toga, plaćanja od gostiju možete primati putem različitih kanala, uključujući online, u objektu ili putem mobilnih uređaja. 

Većina PMS rješenja nudi mogućnosti obrade plaćanja. Ipak, obratite pažnju na to kako postupaju s osjetljivim podacima i kakve sigurnosne protokole primjenjuju.

? Savjet:

OTA Payments je potpuno integrirani platni pristupnik usklađen s PCI DSS standardom koji omogućuje brojne integracije s platnim sustavima, poput Stripe, PayPal, Flutterwave, Wombi i drugih.

Osim toga, omogućuje razne načine plaćanja, uključujući bankovne i virtualne kreditne kartice, digitalne novčanike i drugo.

Uz to, OTA SYNC podržava slanje novca u valuti vašeg lokalnog bankovnog računa kako biste izbjegli naknade za konverziju valuta. 

Ova opcija više valuta iznimno je korisna ako vaši objekti posluju u različitim zemljama. 

8. Držite poreze pod kontrolom

Ako vodite više objekata u različitim gradovima, regijama ili čak zemljama, ključno je detaljno se upoznati s lokalnim poreznim propisima.

Razmislite o suradnji s knjigovođom ili poreznim stručnjakom kako biste izbjegli pogreške te kasnije pravne ili financijske komplikacije.

Nadalje, vodite detaljnu evidenciju o svim objektima za potrebe poreznih obveza. 

Ta evidencija uključuje izvještaje o prihodima i rashodima, podatke o poboljšanjima objekta, datume transakcija, informacije o najmoprimcima i slično.

Kao rezultat toga, ne samo da ćete pojednostavite pripremu poreza, već i iskoristite prednosti odbitaka za popravke, troškove održavanja i amortizaciju.

? Savjet:

Porezni propisi često se mijenjaju, stoga je ključno pratiti najnovije vijesti, zakonodavstvo i promjene te po potrebi ažurirati svoju evidenciju ili dokumentaciju.

OTA SYNC posluje u 150 zemalja i omogućuje vam da postavite različite porezne stope i postavke ovisno o tržištu ili regiji u kojoj poslujete.

Na taj način izbjeći ćete kazne ili kršenje poreznih zakona i propisa.

9. Upravljajte komunikacijom s gostima

Zadovoljan gost je onaj koji se rado vraća, ali i preporučuje vas novim gostima.

Jedan od ključnih čimbenika za zadovoljstvo gostiju je upravljanje njihovim upitima, potencijalnim problemima i slično, brzo i bez odgode.

Na primjer, možete izraditi prilagodljive predloške za česte upite ili situacije s gostima, poput uputa za prijavu, često postavljanih pitanja ili poruka potvrde.

Nadalje, možete koristiti chatbotove za rukovanje komunikacije s gostima automatski. Chatbotovi mogu odgovarati na česta pitanja, pružati važne informacije, pa čak i obrađivati rezervacije.

? Savjet:

OTA SYNC-ov Pitajte concierge značajka unutar aplikacije za goste rješava upite u stvarnom vremenu i omogućuje gostima pristup ključnim informacijama o njihovom smještaju, razumijevanje kućnog reda i slično.

10. Održavajte i pregledavajte svoje nekretnine

Trebali biste provjerite stanje svojih nekretnina radi vaše i sigurnosti vaših gostiju.

Važno je uočiti sve potrebe za održavanjem i provjeriti pridržavaju li se gosti uvjeta vaše nekretnine i kućnog reda. 

Također, budite spremni reagirati u hitnim situacijama poput problema sa stanarima, hitnih situacija na nekretnini i drugih neočekivanih događaja.

Zato svakako imajte plan za nepredviđene situacije kako biste se nosili s takvim situacijama.

Za goste, proaktivno rješavanje problema puno govori i pomaže izgraditi lojalnost te pozitivan odnos.

? Savjet:

OTA SYNC-ov Modul za domaćinstvo ima centraliziranu nadzornu ploču za učinkovito raspoređivanje zadataka, ažuriranja statusa nekretnine u stvarnom vremenu i drugo.

Nudi automatizirane rasporede čišćenja, upozorenja za održavanje i slično, te vam omogućuje praćenje važnih čimbenika poput vrste nekretnine, broja gostiju, statusa nekretnine itd.

11. Osigurajte odgovarajuće osiguranje

Osiguranje štiti vašu nekretninu i imovinu od prirodnih katastrofa, požara, krađe i drugih šteta. 

Na taj način štitite svoja ulaganja od značajnih gubitaka u nepredviđenim okolnostima.

Također možete razmotriti osiguranje od odgovornosti, koje vas može zaštititi u slučaju da se gost ozlijedi na vašoj nekretnini. 

Na primjer, osiguranje može pokriti njegove medicinske troškove, invalidsko osiguranje i druge primjenjive iznose.

Upravljajte svojim brojnim nekretninama uz OTA SYNC

Bez obzira upravljate li stambenim najmovima ili kućama za odmor, odabir pravog PMS-a omogućuje vam da automatizirate sve procese i repetitivne zadatke.

OTA SYNC, sveobuhvatni PMS sustav, pruža vam moćne alate i rješenja za:

? Definiranje različitih razina pristupa koje mogu imati gosti, vlasnici nekretnina i vlasnici booking portala.

? Postavite dinamičko formiranje cijena ovisno o potražnji, sezonalnost, i drugim čimbenicima.

? Ostvarite izravne rezervacije putem Booking Enginea koji možete implementirati na svoju web stranicu.

? Kreirajte neograničen broj računa gdje se svi podaci automatski učitavaju, tako da samo trebate odabrati status i dodati dodatne usluge.

? Upravljanje sve objekte iz centraliziranog razvojnog čvorišta i imajte jasan pregled popunjenosti, plaćanja i ostalog u našem kalendaru u boji koji funkcionira metodom povuci i ispusti.

? Primajte ažuriranja i obavijesti u stvarnom vremenu u pokretu zahvaljujući našoj mobilna aplikacija, dostupnoj za iOS i Android.

A ovo je tek djelić onoga što OTA SYNC nudi.

Zanima vas saznati više?

Započnite 14-dnevno besplatno probno razdoblje s pristupom svim značajkama, čime upravljanje s više objekata postaje ne samo izvedivo, već i isplativo.

Nastavite učiti:

10 najboljih aplikacija za goste za vaš hotel

5 najboljih rješenja za upravljanje kanalima za iznajmljivanje smještaja za odmor 

8 savjeta za pokretanje posla upravljanja iznajmljivanjem smještaja za odmor