Kako vam softver za upravljanje hotelom može pomoći unaprijediti poslovanje

Uobičajena je zabluda da ako vodite mali hotel, sve možete napraviti sami i da vam za poslovanje nije potrebno mnogo tehnologije.

Ništa nije dalje od istine, mali hoteli suočavaju se s istim izazovima kao i njihovi veći konkurenti, samo u manjem opsegu.

Također morate upravljati rezervacijama i osigurati učinkovito svakodnevno poslovanje, uz brigu o potrebama i zadovoljstvu gostiju, zar ne?

Ključ uspješnog pojednostavljenja ovih procesa leži u korištenju moćnih alata, poput softveru za upravljanje hotelom.

Niste sigurni biste li od toga imali koristi? Nastavite čitati kako biste saznali više o ovom pouzdanom softveru za upravljanje malim hotelima.

Krenimo!

Što je softver za upravljanje hotelom (HMS)?

Jednostavno rečeno, softver za upravljanje hotelom pomaže vam pojednostaviti svakodnevno poslovanje.  

Objedinjuje različite hotelske odjele i usluge na jednom mjestu, djelujući kao središnje čvorište za sve hotelske aktivnosti.

Softver za upravljanje hotelom obuhvaća sve hotelske operacije, kako u prednjem tako i u pozadinskom uredu, poput:

• Upravljanje rezervacijama, 
• Dodjela soba, 
• Upravljanje domaćinstvom, 
• Integracija sustava naplate (POS), 
• Fakturiranje i naplata, 
• Upravljanje gostima, i
• Izvještavanje i analitika.

Zahvaljujući svojim snažnim funkcionalnostima, automatizacija hotelskog poslovanja omogućuje brže i točnije obavljanje zadataka. 

8 glavnih vrsta softvera za upravljanje hotelom

Softver za upravljanje hotelom obuhvaća više rješenja za neometano vođenje vašeg hotela. Svako rješenje pokriva različite aspekte hotelskog poslovanja:

✨ Sustav za upravljanje objektom (PMS)Predstavlja srž hotelskog poslovanja, upravljajući zadacima poput rezervacija, prijava i odjava gostiju, dodjele soba, naplate i sličnog.

✨ Sustav za rezervacijeOmogućuje gostima da rezerviraju sobe izravno putem web stranice vašeg hotela, čime se eliminira potreba za platformama trećih strana.

✨ Channel ManagerS druge strane, upravitelj kanala prodaje (Channel Manager) pomaže vam upravljati dostupnošću i cijenama na različitim OTA platformama i platformama za rezervacije kako biste maksimalno proširili doseg.

✨ Upravljanje odnosima s klijentima (CRM)Pomaže vam pratiti preferencije gostiju, upravljati programima lojalnosti i personalizirati komunikaciju s gostima.

✨ Softver za upravljanje prihodimaPomaže vam optimizirati strategije određivanja cijena na temelju potražnje, stopa popunjenosti i cijena konkurencije kako biste maksimalizirali svoje prihode.

✨ Prodajno mjesto (POS)Obrađuje transakcije u različitim hotelskim jedinicama poput restorana, barova, suvenirnica i slično.

✨ Softver za upravljanje domaćinstvom Pojednostavljuje poslovanje domaćinstva dodjeljivanjem zadataka osoblju, praćenjem statusa čistoće soba i osiguravanjem pravovremene pripreme soba.

✨ Upravljanje kapacitetimaPomaže učinkovito upravljati i pratiti hotelsku imovinu, zalihe i potrošni materijal.

? Savjet:

Iako vam u početku možda neće trebati sve opcije, već samo jedna funkcionalnost, dobro je odmah potražiti softver za upravljanje malim hotelom koji objedinjuje sve ili većinu funkcionalnosti.

Kako vaš posao bude rastao, rast će i potražnja, a mogućnost odmah implementirati sustav za digitalizaciju poslovanja vašeg hotela pružit će vam konkurentsku prednost.

Na primjer, uz OTA SYNC, možete obuhvaća cjelokupno upravljanje hotelom umjesto samo jedne funkcionalnosti.

Na taj način dobit ćete jasan pregled svih operacija bez prebacivanja između kartica ili korištenja zasebnih alata za postizanje istog.

Kako softver za upravljanje hotelom može unaprijediti vaše poslovanje na 8 sjajnih načina?

Umjesto da samo nabrajamo prednosti hotelskog upravljačkog sustava, prijeđimo na praktičnu stranu i pogledajmo stvarne načine na koje softver može unaprijediti upravljanje vašim hotelom.

1. Automatizirajte operativne zadatke 

Zamislite sljedeći scenarij: gost odjavljuje sobu u hotelu. 

Bez HMS-a, odnosno bez automatizacije, osoblje na recepciji bi moralo:

• Ručno ažurira status sobe, 
• provjerava potrošnju minibara, 
• izračunava račun i
• Ažurira dostupnost sobe za čišćenje.

Naglasak je ovdje na ručnom radu. No, uz HMS sustav, evo kako bi izgledala automatizacija tog procesa:

✅ Ažuriranje statusa sobeKada se gost odjavi, softver automatski mijenja status sobe iz zauzete u slobodnu u PMS sustavu.

✅ Potrošnja minibaraSustav prati potrošnju minibara i automatski dodaje te troškove na račun gosta prema unaprijed definiranim cijenama.

✅ NaplataSustav izračunava konačni račun za gosta, uključujući troškove sobe, potrošnju minibara, dodatne usluge korištene tijekom boravka te sve popuste ili bodove vjernosti.

✅ Ažuriranje dostupnostiNakon što je soba slobodna, HMS sustav u stvarnom vremenu ažurira dostupnost sobe na vašoj web stranici, sustav za rezervacijei na OTA platformama putem Channel Managera.

✅ Obavijest za sobaricuSustav obavještava osoblje za čišćenje da soba treba biti pospremljena, čime se osigurava učinkovita priprema za sljedećeg gosta.

Naglasak je ovdje na automatskom procesu.

Time HMS sustav štedi vrijeme, smanjuje ljudsku pogrešku, poboljšava učinkovitost i poboljšava ukupno iskustvo gosta. 

Osim toga, omogućuje vašem osoblju da se usredotoči na pružanje iznimne usluge umjesto da se gubi u administrativnim zadacima.

2. Smanjite mogućnost prekobukiranja

Channel Manager, jedan od temelja softvera za upravljanje hotelom, osigurava da su svi vaši prodajni kanali, poput OTA platformi, GDS sustava i vaše web stranice, međusobno usklađeni.

Što to znači u praksi?

Kada gost rezervira sobu preko OTA platforme, channel manager odmah ažurira dostupnost soba na svim povezanim kanalima. 

Na primjer, ako netko rezervira sobu na Booking.comu, channel manager odmah smanjuje broj dostupnih soba na ostalim kanalima i na web stranici vašeg hotela.

Budući da channel manager u stvarnom vremenu prati dostupnost i automatski sinkronizira promjene na svim kanalima, rizik od prekobukiranja je minimalan.

? Štoviše, možete čak postaviti pragove za svaki tip sobe. 

Kada broj dostupnih soba dosegne unaprijed određeni prag, sustav može zaustaviti daljnje rezervacije za taj tip sobe kako bi spriječio prekobukiranje.

? U slučaju bilo kakvih nepodudarnosti ili problema s ažuriranjem inventara, channel manager može odmah upozoriti osoblje hotela kako bi se problem brzo riješio.

? Savjet:

Channel Manager tvrtke OTA SYNC ima dvosmjernu vezu i nativno se integrira s PMS sustavu i Sustav za rezervacije, pa sinkronizira sve cijene i rezervacije na svim prodajnim kanalima i na vašoj web stranici.

3. Povećajte online vidljivost

Channel Manager nije koristan samo za sinkronizaciju svih informacija o rezervacijama, već je i odličan alat za promociju vašeg hotela na internetu i proširenje dosega.

Zahvaljujući mogućnostima integracije, dobar channel manager može povezati vaš objekt s velikim brojem OTA platformi, GDS sustava, metapretraživača i sličnih kanala.

? Oglašavanje vašeg hotela na platformama s velikim prometom proširit će vaš doseg i vidljivost, omogućiti vam ulazak na nova tržišta te povećati broj rezervacija i stopu popunjenosti.

? Osim toga, distribucija putem više kanala omogućuje vam integraciju s međunarodnim i nišnim OTA platformama, privlačenje gostiju iz različitih regija te ciljanje specifičnih segmenata putnika.

? Savjet:

S OTA SYNC-om lako se integrirate s vodećim OTA platformama kako biste privukli rezervacije iz raznih izvora i poboljšali izvore prihoda.

Za još veću prilagodbu, možete koristiti naš generator iCal poveznica za jednostavno dijeljenje podataka o kalendaru između različitih platformi i aplikacija.

4. Povećajte broj izravnih rezervacija

Još jedno moćno „oružje” za povećanje stope rezervacija vašeg hotela jest vaša web stranica. 

Najveća prednost je što ne morate plaćati nikakve provizije, za razliku od OTA kanala.

Usput, to ne znači da ne biste trebali koristiti OTA kanale, već da ih kombinirate sa svim ostalim resursima kako biste postigli maksimalan učinak.

? No, da se vratimo na izravne rezervacije—Booking Engine omogućuje vam da kreirate i prilagodite stranicu za rezervacije kako biste je uskladili sa svojim brendom i podigli njegovu prepoznatljivost.

? Osim toga, direktne rezervacije su korisne i za vaše goste jer odmah mogu vidjeti dostupnost za odabrane datume. 

Tako trebaju samo unijeti potrebne podatke za rezervaciju i rezervirati boravak u vašem hotelu.

? Savjet:

Booking Engine tvrtke OTA SYNC pruža jednostavno sučelje u kojem posjetitelji mogu provjeriti dostupnost soba, pogledati cijene i u stvarnom vremenu izvršiti sigurnu rezervaciju. 

Također možete prilagodite vizualni identitet sustava svojim logotipom i bojama te prilagodite obrasce za rezervaciju, e-poštu, račune i postavke kako bi vaš brend bio prepoznatljiv.

5. Maksimizirajte prihod

Kao i Channel Manager, i Booking Engine ima više od jedne funkcije. 

Osim što je odličan pomoćnik u privlačenju direktnih rezervacija, možete ga koristiti i kao dodatni izvor prihoda.

Booking Engine vam omogućuje da nudite dodatnu ili unakrsnu prodaju dodatnih usluga te da nudite posebne promocije, popuste, promo kodove i slično.

? Savjet:

Na primjer, OTA SYNC vam omogućuje prodaju dodatnih usluga ili sadržaja te korištenje promotivne i popusne kodove kako biste zahvalili gostima ili privukli nove goste posebnim ponudama.

6. Pojednostavite financijsko upravljanje

U srži svakog softveru za upravljanje hotelom jest automatizacija. 

Osim automatizacije svakodnevnog poslovanja, HMS također automatizira financijsko upravljanje pružajući rješenja za:

• Generiranje raznih računa izravno iz sustava
• Praćenje troškova
• Slanje podsjetnika za plaćanje.

Nadalje, mnogi sustavi za upravljanje hotelom integriraju se s računovodstvenim softverom, omogućujući nesmetan prijenos financijskih podataka poput prihod, troškova i poreza.

? Velika prednost kada je riječ o financijskom upravljanju jest to što se HMS može integrirati s platnim sustavima.

Oni omogućuju sigurna online plaćanja, upravljanje pred-autorizacijama i učinkovitu obradu povrata sredstava kako bi pojednostavili rukovanje plaćanjima.

? OTA Payments, primjerice, upravo je takav sustav, omogućuje vam trenutačnu i sigurnu obradu transakcija te automatsko naplaćivanje putem virtualnih kreditnih kartica.

Time dodatno unaprjeđujete iskustvo odjave gostiju.

Osim toga, OTA SYNC posluje u više od 150 zemalja i podržava više valuta, uz automatsko dnevno ažuriranje tečajeva.

7. Dobijte vrijedne i primjenjive uvide iz izvještaja

Naravno, financijsko upravljanje nezamislivo je bez analitike i izvještaja. 

Stoga integracije s računovodstvenim sustavima olakšavaju financijsko izvještavanje i osiguravaju usklađenost operativnih i financijskih evidencija.

Nadalje, HMS funkcije izvještavanja pružaju uvid u prihode, popunjenost, prosječnu dnevnu cijenu (ADR) i ukupan prihod ostvaren u određenom razdoblju.

Osim izvještaja o prihodima, HMS generira detaljne financijske izvještaje, uključujući izvještaje o dobiti i gubitku, bilance stanja, izvještaje o novčanom tijeku i izvještaje o popunjenosti.

Svi ovi izvještaji trebali bi vam pomoći da prepoznate područja za poboljšanje i donesete informirane poslovne odluke.

?Savjet:

Jeste li znali da OTA SYNC nudi napredne prihod, financijske i unutarhotelske izvještaje za sveobuhvatan pregled financijskog zdravlja vašeg hotela i ključnih pokazatelja poslovanja?

Osim toga, možete primati bilo koje izvješće e-poštom u željenoj učestalosti, bez prijave u sustav i ručnog podešavanja parametara.

8. Poboljšajte komunikaciju s gostima

Softver za upravljanje hotelom može značajno poboljšanje komunikacije s gostima jer vam omogućuje da:

• Personalizirate interakcije, 
• Pojednostavite procese slanja poruka i 
• Osigurate učinkovite načine za komunikaciju s gostima prije, tijekom i nakon njihovog boravka.

Još važnije, to pokazuje da prelazak na digitalno poslovanje ne znači nužno hladniji ili bezličniji pristup.

Iskreno rečeno, imam osjećaj da nas je prihvaćanje digitalnih metoda potaknulo na kreativnost u osmišljavanju alata koji gostima pružaju osjećaj kao kod kuće.

Dakle, kako možete probiti led s vašim gostima?

? Savjet:

OTA SYNC-ov aplikacije za goste ispunjava sve gore navedene uvjete i omogućuje vam prilagodbu potrebama gostiju te personalizaciju njihovog boravka pružajući:

• Brze prijave, 
• Prilagođene preporuke i 
• Trenutne obavijesti koje omogućuju smislenu interakciju i brzo rješavanje njihovih potreba.

Štoviše, uz automatizirane poruke dobrodošlice, zahvale i razne druge automatizirane poruke, možete poboljšati njihovo cjelokupno iskustvo od rezervacije do povratnih informacija nakon boravka.

Kako vam OTA SYNC može pomoći u poboljšanju upravljanja hotelom?

Postoji posebna snaga u tome da imate veću i fleksibilniju kontrolu nad svojim hotelom, znajući da možete:

• Jednostavno upravljati svim funkcijama u pregledu sustava i 
• Učinkovitije iskoristiti svoje vrijeme.

OTA SYNC, sveobuhvatan softver za upravljanje malim i velikim hotelima, može upravo to i pomoći vam da:

? Pregledate sve svoje rezervacije i više objekata na jedne jedinstvene nadzorne ploče kako biste imali ažurirane informacije i status u stvarnom vremenu.

? Jednostavno upravljajte ponavljajućim računima, podijeljenim naplatama i fakturiranjem za grupne rezervacije kako biste olakšali financijsko upravljanje.

? Iskoristite prednosti dinamičko formiranje cijena i optimizirajte cijene ovisno o sezonalnost, praznicima, posebnim datumima, stopi popunjenosti itd., kako biste maksimizirali prihod.

? Budite sigurni da su vaši osjetljivi podaci zaštićeni zahvaljujući našem sustavu koji je u potpunosti usklađen s PCI DSS standardom, uz tokenizaciju, end-to-end enkripciju i druge sigurnosne standarde.

? I to nije sve.

Spremni isprobati OTA SYNC?

Isprobajte OTA SYNC besplatno i otkrijte načine kako promijeniti pristup upravljanju i rastu vašeg malog hotelskog poslovanja.

Nastavite učiti:

Najbolje ideje za digitalnu transformaciju vašeg hotela

10 načina za unapređenje poslovanja hotela u ovim izazovnim vremenima

10 ključnih značajki hotelskog upravljačkog sustava