Hotelski POS sustav – sve što trebate znati

Tvrtke u ugostiteljskoj industriji moraju se prilagođavati kako bi ostale konkurentne i zadovoljile potrebe kupaca. 

Snažan i učinkovit hotelski POS sustav ključan je za postizanje tog cilja. 

Ako razmišljate o ulaganju u njega ili samo želite saznati više o njegovim značajkama i prednostima, razumijemo vas.

Nastavite čitati kako biste saznali više o hotelskom POS sustavu i načinima na koje može automatizirati vaše poslovanje.

Što je hotelski POS sustav?

Hotelski POS sustav (sustav za naplatu) softver je koji pojednostavljuje i upravlja transakcijama u hotelima i drugim ugostiteljskim objektima, poput restorana, kafića, barova i suvenirnica. 

Omogućuje vam da upravlja zalihama, obrađuje narudžbe gostiju te prati prodaju i prihode. 

Osim toga, upravlja rezervacijama gostiju, terminima i drugim aspektima hotelskog poslovanja. 

Na primjer, ako je vaš gost rezervirao neku od usluga ili sadržaja vašeg hotela, POS sustav će automatski dodati svaku kupnju na konačni račun.

Tako gost može platiti sve naplaćene usluge prilikom odjave.

Osim toga, POS sustav može pružiti vrijedan uvid u obrasce prodaje i preferencije gostiju, čime povećava vaše prihode.

8 ključnih prednosti hotelskih POS sustava

✨ Veća učinkovitost – gosti mogu brzo i jednostavno naručivati, a vaše osoblje može učinkovitije obrađivati narudžbe. 

Rezultat? Kraće čekanje i ukupno bolje iskustvo za goste.

✨ Točne narudžbe –  Hotelski POS sustavi pomažu eliminirati ljudsku pogrešku prilikom unosa narudžbi, što rezultira točnijim narudžbama i zadovoljnijim gostima.

✨ Upravljanje zalihama – pomaže vam pratiti razinu zaliha, nadzirati stanje skladišta i automatizirati proces naručivanja kako restoran ili trgovina nikad ne bi ostali bez popularnih artikala.

✨Izvještavanje i analitika – Omogućuje generiranje izvještaja o prodaji, zalihama i troškovima rada, što vam pomaže donositi promišljene odluke o rasporedu osoblja i cijenama.

✨ Brža plaćanja – Gosti mogu jednostavno platiti svoje narudžbe raznim načinima plaćanja, uključujući kreditne i debitne kartice, mobilna plaćanja i drugo.

✨ Veća sigurnost – POS sustavi pomažu spriječiti prijevare i krađe praćenjem plaćanja i nadzorom novčanog toka.

✨ Sinkronizacija u stvarnom vremenu – Podaci se sinkroniziraju u stvarnom vremenu na više uređaja, tako da svi zaposlenici imaju pristup istim informacijama. 

✨Prilike za dodatnu prodaju – Omogućuje isticanje dodatnih proizvoda ili usluga koji bi mogli zanimati goste, što dovodi do veće zarade i boljeg korisničkog iskustva.

Osnovna podjela POS sustava

Iako postoji više načina podjele i kategorizacije POS sustava, svi se svrstavaju u dvije glavne kategorije: tradicionalni sustavi, poznati i kao zastarjeli ili lokalni (on-premise) POS sustavi, i sustavi temeljeni na oblaku.

Tradicionalni POS sustavi pohranjuju podatke na lokalnom poslužitelju, zahtijevaju znatno ulaganje i nisu dovoljno fleksibilni za nadogradnju novim značajkama. 

S druge strane, sustavi temeljeni na oblaku koriste cloud tehnologiju za pohranu i obradu podataka, a možete im pristupiti s bilo kojeg mjesta s internetskom vezom.

Osim toga, isplativiji su jer ne zahtijevaju ulaganje u skupu opremu. 

5 vrsta POS sustava prema funkcionalnostima

Ovisno o njihovoj funkcionalnosti, POS sustavi se mogu svrstati i u sljedeće kategorije:

• Osnovni POS sustavi – Namijenjeni malim poduzećima, nude značajke poput upravljanja zalihama, praćenja prodaje i osnovnog izvještavanja.

Na primjer, omogućuju upraviteljima hotela da upravljaju stolovima i prate koji su stolovi zauzeti i koliko dugo.

• Poslovni (enterprise) POS sustavi –  Nude napredne značajke izvještavanja i analitike te podržavaju više vrsta plaćanja i valuta, kao i višejezičnu podršku.

Ako hotel ima više restorana, barova ili drugih ugostiteljskih objekata, može koristiti ovu vrstu POS sustava za upravljajte svime s jedne jedinstvene platforme, uključujući upravljanje jelovnikom, obradu narudžbi i još mnogo toga.

• Integrirani POS sustavi – Omogućuju integraciju s drugim poslovnim softverima, poput knjigovodstvenih alata ili CRM sustava, pružajući sveobuhvatniji uvid u poslovanje.

Na primjer, ako gost naruči određenu vrstu vina, hotel može tu informaciju iskoristiti kako bi mu ubuduće preporučio slična vina.

• Mobilni POS sustavi – Omogućuju provođenje transakcija putem mobilnih uređaja, poput tableta i pametnih telefona.

Zamislite da su vaši gosti pored bazena i žele piće. 

Uz mobilni POS, ne moraju ići do restorana ili bara jer osoblje može zaprimiti narudžbu i obrađujete plaćanja odmah na licu mjesta.

• Samoposlužni kiosci – Omogućuju gostima da sami naruče i plate svoje narudžbe bez pomoći blagajnika.

Osim toga, možete ih koristiti za prijavu i odjavu gostiju, omogućujući im da zaobiđu recepciju i samostalno obave taj postupak. 

Također ih možete postaviti na prometnim mjestima, poput hotelskih predvorja, i prikazivati korisne sadržaje poput karata, hotelskih sadržaja ili rasporeda događanja. 

9 Ključnih Značajki Hotelskog POS Sustava

Budući da POS sustavi dolaze u različitim oblicima i veličinama, važno je provjeriti koje su vam značajke i funkcionalnosti zapravo potrebne u hotelu.

Osim osnovnih funkcija, poput naplate i fakturiranja, postoje i dodatne značajke na koje biste trebali obratiti pažnju.

1. Jednostavna Implementacija i Korištenje 

Svrha korištenja POS sustava jest automatizacija određenih zadataka i procesa. Zato bi vaš POS sustav trebao biti jednostavan za implementaciju kako obuka osoblja ne bi predugo trajala. 

Osim toga, trebao bi biti intuitivan i jednostavan za korištenje, kako bi ga vaše osoblje i gosti lako mogli koristiti.

2. Upravljanje Zalihama

Dobar POS sustav trebao bi vam omogućiti da pratite razinu zaliha za stavke jelovnika i ostale proizvode, olakšavajući ponovno naručivanje i dopunu zaliha kada je to potrebno.

Na taj način izbjegavate nestašicu proizvoda.

3. Obrada Plaćanja

POS sustav treba podržavati razne načine plaćanja, uključujući kreditne i debitne kartice, mobilna plaćanja i poklon kartice.

Napredniji POS sustavi također omogućuju upravljanje računima i njihovo dijeljenje. 

Ova je značajka korisna kada skupina gostiju zajedno jede i želi podijeliti račun, ili kada dvoje gostiju dijeli sobu, a jedan od njih odjavljuje se ranije i želi platiti samo svoj dio računa.

? Savjet:

OTA Payments je potpuno integrirani platni pristupnik koji uz pomoć automatizacije trenutačno obrađuje transakcije jednim klikom. 

Povezuje se sa svim vodećim platnim pristupnicima, omogućujući vam prihvaćanje online plaćanja gostiju u više valuta te putem raznih kanala, uključujući online, u trgovini ili mobilno.

4. Sigurnosne mjere

Budući da POS sustav obrađuje vrlo osjetljive podatke o gostima, svakako trebate obratiti pozornost na njegovu sigurnosnih mjera kako biste izbjegli rizik od prijevare, krađe i sličnih problema. 

Stoga provjerite mogućnosti autentifikacije, enkripciju i redovita ažuriranja softvera.

? Savjet:

OTA SYNC je usklađen sa standardima PCI DSS i PSD2 i štiti vaše poslovanje od prijevara vezanih uz plaćanje karticom putem 3D Secure autentifikacije za sve online transakcije.

Nadalje, 256-bitna SSL enkripcija sigurno prenosi sve podatke, a dodatne opcije tokenizacije znače da OTA SYNC ne pohranjuje vaše sirove podatke.

5. Programi lojalnosti

Trebali biste moći povezati svoj POS s programima lojalnosti kako biste nagradili ponovljene goste i potaknuli njihovu vjernost putem popusta i nagrada.

Na primjer, možete ponuditi kasniji dolazak i odjavu, besplatnu dodatnu noć, besplatno nadograđivanje sobe ili besplatnu uslugu u sobu. 

Na taj način stvarate pristup usmjeren na goste, potičete ih da troše više i istovremeno gradite njihovu lojalnost.

6. Upravljanje odnosima s gostima (CRM)

Zahvaljujući CRM značajki, možete pohranjivati podatke o gostima i komunicirati s njima putem e-pošte ili drugih sustava za slanje poruka.

Nadalje, pristup takvim podacima može poboljšati i personalizirati doživljaj gostiju te učiniti vaše marketinške kampanje preciznije usmjerenima, a time i učinkovitijima.

? Savjet:

Zahvaljujući automatiziranom slanju poruka, OTA SYNC vam omogućuje slanje automatskih e-poruka nakon rezervacije, prije dolaska, nakon odlaska te čestitki za rođendan.

Osim toga, možete koristiti promotivne kodove i kodove za popust kako biste zahvalili gostima ili privukli nove goste posebnim ponudama.

7. Mobilni POS sustav

Mobilni POS sustavi uklanjaju potrebu za fiksnim terminalom, omogućujući vašem osoblju da posluži goste bilo gdje u hotelu.

Osim toga, možete smanjiti potrebu za skupim hardverom.

? Savjet:

OTA SYNC dolazi s praktičnom mobilna aplikacija koja podržava iOS i Android, omogućujući vašem osoblju i gostima obavljanje zadataka, zahtjeva i transakcija u pokretu.

8. Izvještavanje i analitika

POS sustavi trebali bi moći generirati detaljna izvješća o prodaji, zalihama i drugim ključne pokazatelje kako biste mogli donositi informirane odluke o poslovanju i strategiji.

9. Integracije

Iznimno je važno da hotelski POS ima mogućnosti integracije, budući da mu to omogućuje suradnju s drugim sustavima radi poboljšanja funkcionalnosti i pojednostavljenja različitih hotelskih operacija.

Tako svoj POS možete povezati s različitim računovodstvenim, CRM i drugim platformama. 

Međutim, jedna od najvažnijih integracije jest ona s hotelskim sustavima za upravljanje nekretninama (PMS) jer omogućuje besprijekornu integraciju podataka o gostima i transakcija.

? Savjet:

Uz integracije s raznim OTA platformama, CRM sustavima, softverom za automatizaciju i drugim, OTA SYNC nudi i integracije s:

• Više platformi za plaćanje, poput Stripe, PayPal, FlutterWave, itd.
• POS sustavima, poput Octopos, eBar, Allegra, Aria, itd.

Po čemu se razlikuju PMS i POS?

PMS i POS dvije su različite vrste softvera u ugostiteljskoj industriji. 

Iako su oba sustava ključna za upravljanje poslovanjem hotela, imaju različite namjene i funkcije.

PMS upravlja rezervacijama, prijavama, operacijama na recepciji, održavanjem soba i računovodstvom. 

Time predstavlja srž sustava upravljanja za hotele koji koristite za upravljanje podacima o gostima, cijenama soba, rasporedima čišćenja i drugim zadacima.

Osim toga, pomaže vam poboljšati korisničku uslugu, povećati operativnu učinkovitost i upravljati računovodstvenim procesima poput naplate i upravljanju prihodima.

POS sustav, s druge strane, upravlja transakcijama koje se odvijaju u različitim hotelskim odjelima. 

POS sustav obično se koristi u restoranima, barovima, suvenirnicama i drugim mjestima gdje gosti obavljaju kupnje. 

Omogućuje vašem osoblju obradu narudžbi, upravljanje zalihama i praćenje plaćanja. 

Osim toga, pomaže vam da pojednostavite poslovanje hotela, poboljšate točnost narudžbi i pružite bolje korisničko iskustvo.

Iako PMS i POS sustavi imaju različite funkcije, možete ih integrirati kako bi razmjenjivali podatke i pružili potpuniji uvid u poslovanje hotela.

Bonus: 4 najbolja POS sustava za hotele

Kao poseban dodatak, predstavit ćemo vam 4 najbolja POS sustava za hotele, koji nude različite funkcionalnosti i načine implementacije:

1. OTA SYNC – Sveobuhvatno rješenje PMS sustav u oblaku koje centralizira svakodnevno poslovanje hotela, naplatu i fakturiranje.

Iako nije POS sustav, uključuje integracije s raznim POS sustavima, ERP rješenjima i alatima za izvještavanje kako bi pružio sveobuhvatan pregled uvid u poslovanje hotela.

2. Invu POS – Cloud sustav namijenjen ugostiteljskim poslovanjima poput restorana, kafića i barova. 

Nudi značajke poput upravljanja stolovima, praćenja zaliha, izvještavanja u stvarnom vremenu, upravljanja korisnicima i zaposlenicima.

3. Lightspeed – Cloud POS i e-commerce platforma za maloprodaju i ugostiteljstvo. 

Nudi cjelovito rješenje za upravljanje poslovanjem, uključujući upravljanje zalihama, CRM, računovodstvo i analitiku.

4. Square POS – Sustav za obradu plaćanja i mobilno očitavanje kartica namijenjen malim poduzećima. 

Nudi niz značajki koje pomažu u upravljanju prodajom, zalihama i podacima o korisnicima.

Za kraj

POS sustav za hotele predstavlja ključan alat za poduzeća u ugostiteljskoj industriji, omogućujući vam da:

• Pojednostavljuju poslovanje, 
• Upravljate zalihama i 
• Unaprijedite korisničko iskustvo. 

Prilikom odabira POS sustava za hotel, obavezno uzmite u obzir specifične potrebe vašeg poslovanja, ponašanje korisnika, sigurnost i potrebne opcije integracije.

A ako i dalje tražite pouzdano rješenje, predlažemo vam OTA SYNC. ?

Kako se POS sustav za hotele povezuje s OTA SYNC PMS-om?

OTA SYNC je sveobuhvatno PMS rješenje koje pojednostavljuje svakodnevno poslovanje te ponavljajuće i rutinske zadatke.

Osim standardnih PMS značajki, poput Channel Manager i Sustav za rezervacije, za automatizaciju svakodnevnog poslovanja i širenje dosega, OTA SYNC vam omogućuje povezivanje s raznim POS sustavima i:

? Izradite račune u samo 2 klika, dok sustav automatski povlači sve podatke, pa vam preostaje samo odabrati status i po potrebi dodati dodatne usluge.

? Obavljajte napredne operacije s računima i dijelite i spajajte po stavci, sobi, gostu, iznosu i drugim kriterijima

? Provodite fiskalizaciju uz automatiziranu komunikaciju s poreznom upravom i digitalnim fiskalnim uređajima.

? Dobijte pregled blagajne na početku i kraju dana te pratite prihode, uplate, isplate i ostalo.

? Pratite sve troškove unutar objekta kako biste uvijek znali svoj stvarni neto prihod.

? Pristupite Premium značajkama, poput rješenja za upravljanje SPA i wellness centrom, koje vam omogućuje zakazivanje termina, upravljanje klijentima i raspoređivanje resursa.

? Jednostavno postavite različite poreze specifične za pojedina tržišta.

I još mnogo toga.

Zainteresirani za isprobavanje OTA SYNC-a?

Prijavite se za OTA SYNC besplatno već danas i iskoristite sve prednosti snažne integracije POS i PMS sustava.

Nastavite učiti:

7 najboljih besplatnih sustava za upravljanje hotelom

Što je sustav za upravljanje prihodima hotela i kako funkcionira?

Što je sustav za upravljanje objektom u hotelu – kompletan vodič