10 ključnih značajki hotelskog upravljačkog sustava

Ako posjedujete ili vodite hotel, već znate da to nije nimalo lak posao. 

Između upravljanja rezervacijama, osobljem, zalihama i doživljajem gostiju, postoji bezbroj zadataka koje treba uskladiti svakodnevno. 

Srećom, tu na scenu stupa sustav za upravljanje hotelom , koji preuzima velik dio administrativnih poslova i omogućuje vam da se više usredotočite na pružanje izvrsnog doživljaja gostima. 

No, s obzirom na velik broj mogućnosti, teško je znati koje točno značajke tražiti u sustavu za upravljanje hotelom. 

Nastavite čitati kako biste saznali više o 10 ključnih značajki koje sustav za upravljanje hotelom mora imati kako biste pojednostavili poslovanje i povećali učinkovitost.

Krenimo!

Što je sustav za upravljanje hotelom?

Sustav za upravljanje hotelom (HMS) je softver koji automatizira i upravlja svakodnevnim poslovanjem hotela. 

Stoga obuhvaća poslovanje recepcije i pozadinskog ureda, poput:

• Booking te upravljanje rezervacijama, 
• raspodjelu soba,
• obradu naplate i plaćanja, 
• Upravljanje zalihama,
• raspored osoblja i
• upravljanje podacima o gostima. 

HMS je u biti alat koji vam pomaže pojednostaviti poslovanje hotela, a istovremeno poboljšati ukupni doživljaj gostiju.

Zašto je učinkovit sustav za upravljanje hotelom važan?

1. Pojednostavljuje poslovanje

Dobar sustav za upravljanje hotelom automatizira mnoge svakodnevne zadatke vođenja hotela, pomažući vam smanjiti ručne pogreške i uštedjeti vrijeme.

2. Poboljšava doživljaj gostiju

HMS može poboljšati doživljaj gostiju tako što čini proces prijave i odjave brži i jednostavniji.

Nadalje, korištenje HMS-a osigurava da sobe budu očišćene i pripremljene na vrijeme, čime se gostima pruža brza i učinkovita usluga.

3. Pomaže vam donositi odluke temeljene na podacima

Implementacija HMS-a pruža vam vrijedan uvid u poslovanje vašeg hotela, poput popunjenosti, prihoda i troškova.

Na taj način moći ćete donositi odluke temeljene na podacima i saznati kako vaš hotel doista posluje te gdje ima prostora za napredak.

4. Pomaže vam upravljati poslovnim odnosima

Sustav za upravljanje hotelom predstavlja središnje mjesto za komunikaciju i suradnju. 

Stoga vam pomaže održavati odnose s ključnim dionicima, poput gostiju, osoblja i dobavljača.

10 značajki sustava za upravljanje hotelom koje biste trebali tražiti

1. Upravljanje online rezervacijama

Upravljanje online rezervacijama sastavni je dio svakog hotelskog softvera, a ključno je jer vam omogućuje da pratite rezervacije u stvarnom vremenu.

Zahvaljujući tome, možete osigurati maksimalnu popunjenost i prihod jer sustav automatski ažurira podatke o rezervacijama kad god gosti izvrše rezervaciju ili otkažu boravak.

Osim toga, upravljanje online rezervacijama pojednostavljuje postupak rezervacije i vama i vašim gostima.

Primjerice, gostima možete omogućiti usporedbu cijena i sadržaja online, čime im olakšavate odabir smještaja koji najbolje odgovara njihovim potrebama.

Osim toga, gosti mogu odmah dobiti potvrdu svoje rezervacije, što znači da vaše osoblje ne mora ručno potvrđivati svaku rezervaciju.

Gosti radije rezerviraju hotel s učinkovitim online rezervaciju sustavom, pa će vjerojatnije ostaviti pozitivnu recenziju ako im ponudite praktičnu i jednostavnu platformu za rezervacije.

? Savjet

OTA SYNC, sveobuhvatni sustav za upravljanje hotelom, zahvaljujući svojim Sustav za rezervacije, omogućuje vam da:

• Ponudite gostima dostupnost i cijene u stvarnom vremenu, 

• Prodajete dodatne i povezane proizvode i usluge,
• Imate pregled više objekata na prilagodljivom kalendaru, i još mnogo toga.

2. Inventar i upravljanje sobama

Upravljanje inventarom soba omogućuje vam da upravljate i pratite raspoloživost soba te spriječite dvostruke rezervacije. 

Zahvaljujući ažuriranom pregledu dostupnih soba, možete maksimizirati prihod na sljedeći način:

• Prodajom neiskorištenih soba,
• Postavljanjem dinamičkih cijena ovisno o sezoni i vrsti sobe, i drugim čimbenicima.

Osim toga, možete maksimizirajte stopu popunjenosti i naplaćujte optimalne cijene. 

Uz to, uz pregled dostupnih soba i njihovog statusa, vaše osoblje može brzo rezervirati sobe na zahtjev.

Kada je riječ o održavanju soba, vaše osoblje može bolje planirati termine čišćenja, održavanja ili prijave gostiju za prazne sobe.

Značajka upravljanja inventarom soba unutar HMS-a omogućuje vam da povećate stopu popunjenosti i potencijal za prihod dok učinkovitije upravljate svojim poslovanjem u stvarnom vremenu.

3. Integracija POS sustava i plaćanja

Integracija POS sustava odličan je način za upravljanje transakcijama na licu mjesta unutar jednog sustava.

Zahvaljujući integraciji POS sustava, možete pojednostaviti svoje poslovanje, primjerice praćenje inventara, upravljanje prodajom i obradu plaćanja. 

Tako vaše osoblje može brzo i učinkovito obraditi narudžbe gostiju, osiguravajući brzu transakciju i obradu plaćanja kako bi se vrijeme čekanja svelo na minimum.

Štoviše, zahvaljujući praćenju razina zaliha i podataka o prodaji, POS sustav vam omogućuje da:

✨ Prepoznate koji se proizvodi bolje prodaju, 

✨ Utvrdite što najviše doprinosi ostvarivanju prihoda i 

✨ Optimizirate svoju ponudu i cijene na jelovniku.

Zahvaljujući tome, možete pratiti stanje zaliha u stvarnom vremenu, čime sprječavate nestašice i prekomjerne zalihe.

? Savjet

Proizvod tvrtke OTA SYNC, OTA Payments, predstavlja potpuno integrirani platni pristupnik koji automatizira i prihvaća plaćanja od gostiju kroz razne kanale:

• Online, 
• U poslovnici, ili 
• Putem mobitela.

4. Analitika i izvještavanje

Analitika i izvještavanje još su jedna važna značajka sustava za upravljanje hotelom (HMS), jer vam omogućuju da pratite i analizirate ključne pokazatelje uspješnosti (KPI):

• Prihod po raspoloživoj sobi, 
• Stopu popunjenosti i 
• Prosječnu dnevnu cijenu sobe.

Analiza ovih KPI-jeva omogućuje vam da donosite informirane odluke i strateške izbore koji povećate svoje prihode i unaprijedite iskustvo gostiju.

Osim toga, ova značajka nudi prilagodljive izvještaje prilagođene vašim specifičnim potrebama, uključujući financije, marketing i poslovanje.

Ovi izvještaji koriste podatke koje softver prikuplja kako biste bolje razumjeli poslovanje svog objekta i optimizirali ga za bolje rezultate.

Osim toga, analitika i izvještavanje ne odnose se samo na vaš objekt. Zapravo vam omogućuju da uspoređujete svoje KPI-jeve s onima konkurencije.

Na taj način dobit ćete bolji uvid u svoju poziciju na tržištu te prednosti i slabosti, kako biste prilagodili svoj pristup.

? Savjet

Jeste li znali da uz OTA SYNC možete dobiti napredna izvješća o prihodima, financijama i poslovanju hotela?

Štoviše, možete automatski primati specifična izvješća poput Izvješća menadžera, izvješća o održavanju čistoće, ploča ili bilo kojeg drugog izvješća, izravno na svoj e-mail.

5. Dostupno na mobitelu 

S obzirom na to da većina ljudi provodi gotovo 2 sata više na pametnim telefonima nego na računalima, mobilna dostupnost je od presudne važnosti.

Omogućuje vašem osoblju da upravlja operacijama na daljinu, pružajući veću fleksibilnost i učinkovitost.

• Mobilne opcije prijave i pristupa sobi bez ključa – Poboljšavaju iskustvo gostiju smanjenjem vremena čekanja i olakšavaju pristup sobama.
• Mobilne usluge concierge – Gostima nude jednostavan način pristupa informacijama o njihovom boravku, podacima o hotelu, lokalnim znamenitostima i preporukama. 

Osim toga, gosti mogu mijenjati postojeće rezervacije, stvarati nove buduće rezervacije ili zatražiti druge usluge poput posluživanja u sobu, čišćenja i slično.

• Poboljšana komunikacija – Omogućuje kanale za izravnu komunikaciju kako biste gostima mogli pristupiti u stvarnom vremenu.

6. Integracije

Integracije su ključne za HMS jer pojednostavljuju tijekove rada i poboljšavaju poslovanje dok istovremeno unapređuju iskustvo gostiju.

Uz to, omogućuju vam povezivanje i razmjenu informacija s drugim platformama i značajkama, poput:

✨ Upravljanje kanalima prodaje  – Osigurava sinkronizaciju i ažuriranje svih online prodajnih kanala u stvarnom vremenu, smanjujući mogućnost preklapanja rezervacija.

✨ Obrada plaćanja – Obavlja obradu plaćanja brzo, sigurno i automatski.

✨ Softver za domaćinstvo – Omogućuje osoblju optimizaciju zadataka i upravljanja domaćinstvom, automatizirajući čišćenje soba i održavajući ažuran pregled dostupnosti soba.

✨ I mnogo toga drugog.

? Savjet

Uz OTA SYNC možete se povezati s vodećim online turističkim agencijama (OTA) te popularnim platformama za plaćanje i marketing poput PayPal-a, Stripe, AdriaScan-a i HubSpot-a.

7. Upravljanje prihodima

Upravljanje prihodima pomaže vam da analizirajte i predviđajte trendove potražnje, postavite optimalne cjenovne strategije prema tržišnim uvjetima, prognozirajte prihode i slično, kako biste maksimizirali profitabilnost. 

Na taj način dobivate pristup vrijednim podacima koji vam pomažu donositi informirane odluke i prilagoditi cijene soba u skladu s tim.

8. Poboljšano upravljanje gostima i doživljajem

Upravljanje odnosima s gostima (CRM) važan je dio upravljanja ugostiteljstvom jer vam omogućuje da:

• Bolje upoznate svoje goste i 
• Pratite njihovo ponašanje, preferencije i interese.

Sukladno tome, možete personalizirate njihov doživljaj na temelju prethodnih interakcija s vašim hotelom. 

Kao rezultat toga, možete poboljšati doživljaj gostiju te povećati stopu zadovoljstva i zadržavanja klijenata.

Osim toga, gosti cijene programe vjernosti jer se osjećaju cijenjenima i nagrađenima za svoju lojalnost.

Primjerice, možete potaknuti goste posebnim pogodnostima, popustima i ponudama, poput nadogradnje sobe, kasnijeg odjavljivanja, iznajmljivanja automobila i slično.

? Savjet

Aplikacija za goste od strane OTA SYNC-a nudi brze prijave, prilagođene preporuke i trenutne obavijesti kako bi potaknuo lojalnost i unaprijedio doživljaj gostiju.

9. Sigurnost podataka 

Rezervacije i plaćanja podrazumijevaju rukovanje osjetljivim podacima i informacijama o gostima. 

Stoga, prilikom odabira HMS sustava, obratite pažnju je li usklađen sa standardima PCI-DSS i PSD2.

Također, provjerite nudi li opcije 3D sigurnosti i tokenizacije.

10. Upravljanje osobljem i komunikacija

HMS sustav treba olakšati komunikaciju između menadžera, osoblja i gostiju, osiguravajući nesmetano poslovanje i bolje iskustvo gostiju.

Uz pomoć HMS sustava, možete:

• Omogućiti menadžerima da optimiziraju raspored zaposlenika i upravljanje vremenom.
• Dodijeliti zadatke članovima tima i pratiti status njihove izvedbe.
• Koristiti centralizirani interni sustav komunikacije kako biste smanjili nesporazume.
• Pratiti učinak zaposlenika i generirati izvještaje o učinkovitosti.

Za kraj

HMS sustav igra ključnu ulogu u poslovanju i uspjehu hotela tako što pruža centralnu platformu za upravljanje rezervacijama, financijskim transakcijama, komunikacijom i marketinškim aktivnostima.

Štoviše, gore navedene značajke sustava za upravljanje hotelom:

• Pomažu vašem osoblju da radi učinkovitije, 
• Pružaju gostima optimalno iskustvo boravka,
• Pomaže vam da maksimizirati prihodei slično.

A u moru HMS rješenja, jedno zadovoljava sve navedene kriterije. I mnogo više od toga.

Kako OTA SYNC može unaprijediti vaše poslovanje?

OTA SYNC je sveobuhvatno cloud sustav za upravljanje hotelom koji pokriva svaki korak procesa rezervacije te pruža vrhunsko zadovoljstvo gostiju.

Sa svojom centraliziranom nadzornom pločom, OTA SYNC nudi širok raspon značajki koje obuhvaćaju upravljanje objektima, rezervacijama, kanalima prodaje i strategijama prihoda. 

Stoga, naš softver nudi značajke koje osiguravaju besprijekorno poslovanje vašeg hotela: 

? Mogućnosti prilagodbe omogućava prilagođene filtre, sadržaj, karte i promocije koje odražavaju stil vašeg hotela.

? Nadzornu ploču za više objekata omogućava vam pregled svih vaših objekata u kalendaru bez prebacivanja između kartica.

? Plug and Play pojačivač prihoda koji vam omogućava mijenjanje i prilagodbu cijena prema određenim datumima i cjenicima, kao i masovne izmjene za veće vremenske raspone i slično.

? Centar za upravljanje s više objekata omogućava vam povezivanje prilagođenog sustava za rezervacije s vašom web stranicom.

? Usklađenost s PCI DSS i PSD 2 standardima, tokenizacija, end-to-end enkripcija i 3D Secure autentifikacija osiguravaju sigurnost i zaštitu podataka.

? Channel Manager omogućuje vam upravljanje i ažuriranje dostupnosti soba, cijena i rezervacija u stvarnom vremenu, čime se osigurava potpuna usklađenost svih podataka.

? Postavke poreza prilagođene pojedinom tržištu možete jednostavno postaviti.

? Premium značajke poput Upravljanje banketima i događanjima i SPA & Wellness rješenja za poboljšanje organizacije i korisničkog iskustva.

? Rješenja za domaćinstvo za učinkovito raspoređivanje zadataka, ažuriranja statusa soba u stvarnom vremenu i besprijekornu komunikaciju među osobljem za održavanje čistoće. 

? I mnogo toga više.

Spremni ste zaroniti dublje u OTA SYNC?

Prijavite se za OTA SYNC već danas za pojednostavljenje i centralizaciju poslovanja vašeg hotela. 

Nastavite učiti:

Koje su prednosti sustava za upravljanje hotelom?

Što je sustav za upravljanje objektom u hotelu – kompletan vodič

5 najboljih softvera za upravljanje hotelom koje isprobati u 2024.