9 funkcija sustava za upravljanje smještajem za odabir pravog rješenja

Kada je riječ o funkcijama sustava za upravljanje smještajem sustav za upravljanje hotelom (PMS), potrebno je uzeti u obzir nekoliko stvari. 

Dobar PMS sustav jednako je važan kao i vrhunsko osoblje za upravljanje vašim poslovanjem. 

Ključan je za upravljanje rezervacijama, prijavama gostiju, zadacima domaćinstva te za optimizaciju aktivnosti koje generiraju prihod i cijene soba. 

San svakog hotelijera je pojednostaviti svaki dio radnog procesa, učiniti tim učinkovitijim i povećati prihod. 

Poznavanjem potrebnih funkcija možete iskoristiti tehnologiju sebi u korist.

U ovom članku donosimo pregled ključnih funkcija koje bi vaš softver trebao imati kako biste odabrali pravi PMS za svoje poslovanje.

Krenimo!

Kako PMS sustav može pomoći vašem poslovanju?

Sustav za upravljanje smještajem (PMS) je softver koji vam pomaže organizirati, planirati i upravljati svakodnevnim zadacima vašeg smještajnog poslovanja. 

Ovisno o softveru, može obuhvaćati rezervacije, poslove prijave i pozadinske operacije, upravljanje kanalima prodaje i prihodima, komunikaciju s gostima, održavanje, domaćinstvo i mnogo toga drugog.

Iako se PMS softver tradicionalno koristio u hotelima, danas ga koriste razne vrste objekata, uključujući:

• Hoteli
• Hosteli
• Apartmani
• Vile
• Kuće za odmor i apartmani za iznajmljivanje
• Trajni i stambeni objekti
• Studentski smještaj i slično

Vaše potrebe za softverom razlikovat će se ovisno o vrsti objekta kojim upravljate. 

Mnogi PMS sustavi omogućuju odabir modula i funkcija koje najbolje odgovaraju veličini i vrsti vašeg objekta.

Pitanje je sljedeće: Koji su moduli i funkcije najbolji za vas?

Pogledajmo pobliže ključne značajke i funkcije sustava za upravljanje smještajem.

9 funkcija dobrog sustava za upravljanje smještajem

1. Upravljanje rezervacijama

Upravljanje rezervacijama ključan je dio sustava za upravljanje hotelom (PMS) jer je izbjegavanje prekomjernih rezervacija presudno za nesmetano poslovanje. 

Dobar sustav za upravljanje hotelom (PMS) omogućuje vam obradu gostinskih rezervacija putem interneta. 

Trebali biste moći jednostavno obrađivati online rezervacije, pratiti detalje rezervacija i posebne zahtjeve te provjeravati dostupnost soba.

Prilikom odabira PMS-a, izaberite onaj koji: 

• Omogućuje automatizaciju zadataka i upravljanje rezervacijama s bilo kojeg uređaja, budući da su moderni hotelski menadžeri često u pokretu. 
• Pruža vam odličan dizajn koji omogućuje lako pregledavanje i pretraživanje rezervacija prema različitim kriterijima, kako ne biste propustili nijedan detalj. 
• Za grupne rezervacije, provjerite može li sustav učinkovito upravljati velikim grupama, uključujući blokove soba, slanje poveznica za rezervaciju i podatke o naplati.

Savjet stručnjaka:

Uz OTA Sync upravljanje smještajem, možete jednostavno upravljati svojim svakodnevnim poslovanjem s jednog mjesta.

Naša nadzorna ploča za više objekata omogućuje vam da jednostavno upravljate s više objekata s jedne centralizirane nadzorne ploče.

Bilo da vodite hotele, hostele, vile, iznajmljivanje nekretnina ili druge vrste smještaja, nadzorna ploča prikazuje sve vaše objekte i dodatne informacije o rezervacijama.

2. Sustav za online rezervacije

Odabir PMS softvera sa sustavom za rezervacije koji ne naplaćuje provizije može biti ključan za rast vašeg hotela. 

Pojednostavljuje proces rezervacije, pomažući vam da privučete više izravnih rezervacija i smanjite ovisnost o OTA platformama. 

Ovo hotelima daje veću kontrolu nad inventarom i cijenama.

Osim toga, olakšava rezervacije, smanjuje ovisnost o online turističkim agencijama (OTA) i povećava prihod izbjegavanjem posredničkih naknada.

S PMS-om koji uključuje sustav za rezervacije, brige oko integracije svedene su na minimum. 

Provjerite integrira li se sustav za rezervacije nesmetano s vašom web-stranicom i društvenim mrežama, dajući prednost brzom učitavanju i jednostavnosti korištenja, posebno na mobilnim uređajima.

Savjet stručnjaka:

Uz OTA Sync sustav za rezervacije, možete omogućiti gostima da vide dostupnost i cijene u stvarnom vremenu, zajedno s posebnim ponudama, kako biste povećali broj izravnih rezervacija na svojoj web-stranici.

Samo ga povežite sa svojom web-stranicom, postavite ponudu i informacije koje želite prikazati, i spremni ste za početak.

3. Upravljanje kanalima

Odlična PMS funkcija koja može pomoći u unapređenju vašeg poslovanja omogućuje vam dijeljenje inventara putem online distribucijskih kanala i sinkronizaciju podataka s vašim PMS-om u stvarnom vremenu. 

Upravitelj kanala pomaže vam da povećate svoju online vidljivost i i privučete više rezervacija i profit. 

Bilo da trebate ažurirati dostupnost ili promijeniti cijene, sve to možete obaviti u svom PMS-u, a promjene će se automatski ažurirati na svim rezervacijskim kanalima. 

Najbolje je što nove online rezervacije stižu izravno u vaš PMS, pa uvijek imate potpunu kontrolu nad popunjenošću i možete brzo reagirati kada je to potrebno. 

Trebali biste potražiti channel manager s pouzdanom dvosmjernom povezanošću s velikim online turističkim agencijama (OTA) poput Airbnba, Booking, Expedia, GDS pružatelja usluga i drugih.

Savjet stručnjaka:

Uz OTA Sync channel managera možete jednostavno upravljati svim svojim oglasima na jednom mjestu.

Samo povežite i sinkronizirajte svoje OTA kanale i spremni ste za rad.

4. Obrada plaćanja

Ako PMS koji razmatrate nema procesor plaćanja ili platni pristupnik koji prihvaća razne kreditne kartice ili se integrira s POS sustavom (point of sale), morat ćete plaćanja obrađivati ručno. 

To uključuje zadatke poput izvještavanja, usklađivanja i upravljanja povratima sredstava (chargebacks), a sve to, kada se radi ručno, povećava rizik od pogrešaka i broj zadataka koje morate obavljati.

Integrirani procesor plaćanja unutar vašeg PMS-a može vam pomoći pojednostaviti plaćanja gostiju i knjigovodstvo, uz osiguravanje točnijih izvještaja. 

Pomoći će vam ukloniti nepotrebne zadatke kako biste se mogli usredotočiti na ono u čemu ste najbolji, vođenje svog poslovanja i unapređivanje usluge za goste.

Savjet stručnjaka:

Uz OTA Payments, potpuno integrirani platni pristupnik, plaćanja možete obrađivati automatski i trenutno, samo jednim klikom.

Kada vaši budući gosti izvrše rezervaciju, mogu jednostavno i pouzdano platiti troškove smještaja i ostale naknade, poput poreza i dodatnih usluga.

5. Upravljanje domaćinstvom i održavanjem

Kada sustav za upravljanje smještajem uključuje funkciju domaćinstva, zadaci poput dodjeljivanja čišćenja soba pravom osoblju i ažuriranja statusa soba postaju znatno lakši. 

Izvještaj o domaćinstvu dio je te funkcionalnosti. 

On osigurava da hotelske sobe imaju dovoljnu zalihu toaletnih potrepština, sapuna, šampona i čistih ručnika. 

Ova značajka omogućuje osoblju domaćinstva da učinkovito upravlja statusom soba i osigura da gosti imaju sve potrebne kupaonske potrepštine.

Uz OTA Sync PMS, možete dodijeliti zaposlenike za čišćenje određenih soba. 

Samo izradite izvještaj o održavanju s popisom onoga što treba promijeniti ili očistiti, a zatim ga jednostavno ispišite i predajte svom osoblju za čišćenje. 

Nakon što obave svoje zadatke, možete ažurirati statuse soba, čime se pojednostavljuje prijava gostiju.

6. Upravljanje gostima

Personalizirana usluga igra ključnu ulogu u izgradnji lojalnosti gostiju u ugostiteljskoj industriji. 

Profili gostiju i alati za angažman mogu vam pomoći da prilagodite svoje usluge kako bi zadovoljili preferencije i potrebe svakog gosta, osiguravajući da se svaki gost osjeća cijenjeno i poštovano. Ovakav personalizirani pristup unaprjeđuje cjelokupno iskustvo gostiju, povećavajući vjerojatnost ponovnih rezervacija i pozitivnih recenzija.

Odaberite rješenje koje nudi funkciju razmjene poruka i mogućnosti unaprjeđenja usluge (upsell) kako biste pojednostavili ovaj proces, pružili iznimnu korisničku uslugu i povećali prihod kroz nadogradnje i dodatne usluge.

Pružajući personaliziranu uslugu, možete kod gostiju izgraditi osjećaj lojalnosti i pripadnosti, što dovodi do veće vjernosti gostiju i pozitivnih preporuka usmenom predajom.

Savjet stručnjaka: Uz OTA Sync možete gostima pružiti personalizirane usluge, optimizirati cijene ponude i privući ih dodatnim uslugama, istovremeno povećavajući prihod svog hotela.

Kako bi sve bilo još jednostavnije, možete im izravno iz aplikacije poslati i potvrdu rezervacije ili račun.

7. Upravljanje prihodima

Upravljanje prihodima jedna je od najvažnijih funkcija jer niti jedan hotel, ni bilo koji drugi posao, ne može opstati bez zarade. 

Dobar PMS trebao bi olakšati upravljanje prihodima tako što vam pomaže ostvariti izravne rezervacije i povećati profit smanjenjem troškova. 

Potražite funkcije izvještavanja koje vam omogućuju da vidite i analizirate je li vaša strategija učinkovita.

Uz mogućnost pregleda i analize rezultata, lako možete prilagoditi svoju strategiju prihoda prema potrebi. 

To uključuje upravljanje grupnim cijenama, paketima ponuda i prilagođenim cijenama.

8. Izvještavanje i analitika

Izvještaji su temeljni element svakog sustava za upravljanje smještajem. 

Pružaju vrijedne podatke za unaprjeđenje poslovanja vašeg objekta i pomažu vam donositi pametne odluke.

Vaš PMS pohranjuje podatke o rezervacijama, cijenamai podatke o popunjenosti, što olakšava izradu izvještaja.

Ovi izvještaji obuhvaćaju različite aspekte hotelskog poslovanja, od prihoda i popunjenosti do zadovoljstva gostiju i operativne učinkovitosti, pružajući vam potpun uvid u vaše rezultate.

Odaberite alat koji olakšava upravljanje podacima i izvještavanje jednostavne i omogućuje prilagodbu izvještaja i pristup podacima u stvarnom vremenu. 

Uz PMS u oblaku, ove podatke možete lako pratiti, reagirati na promjene potražnje, prilagoditi strategije i optimizirati poslovanje kako biste povećali prihod i učinkovitost.

Provjerite omogućuje li sustav postavljanje ciljanih pokazatelja kako biste mogli pratiti napredak prema poslovnim ciljevima.

Savjet stručnjaka:

Zamislite da svoje objekte oglašavate putem OTA kanala poput Airbnb, Booking i drugih.

Uz OTA Sync statistiku, jednostavno pratite svoje rezultate u stvarnom vremenu, izrađujete izvještaje i saznajete koji vam kanal donosi najviše rezervacija i prihoda.

Također možete analizirati performanse iz mjeseca u mjesec i otkriti iz kojih zemalja dolazi najviše vaših gostiju.

Na temelju te spoznaje možete prilagoditi svoje strategije i pokrenuti oglase u tim zemljama kako biste maksimalno povećali broj rezervacija.

9. Mogućnosti integracije

Učinkovita komunikacija s drugim hotelskim sustavima i vanjskim aplikacijama ključna je za poboljšanje učinkovitosti radnih procesa. 

Suvremeni PMS omogućuje vam povezivanje s raznim sustavima, poput POS-a (Point of Sale), CRM-a (Customer Relationship Management) i platformi za upravljanje kanalima prodaje.

Pobrinite se da vaš PMS ima brojne funkcije i intuitivno sučelje, jer to znatno poboljšava operativnu učinkovitost i zadovoljstvo gostiju u suvremenim hotelima.

Savjet stručnjaka:

Možete integrirati OTA Sync s raznim platformama vrlo jednostavno te upravljati podacima ili funkcijama vaših korisnika izravno iz aplikacije.

Jednostavno odaberite prilagodbu naših izvornih widgeta ili koristite naš API za razvoj vlastitog rješenja.

Odaberite Najbolji Sustav za Upravljanje Hotelom

Odabir najbolji sustav za upravljanje hotelom za vaše potrebe može biti ključan korak u vođenju vašeg hotelskog poslovanja.

Svi softveri za upravljanje smještajem nisu isti. 

Ako i dalje niste sigurni koji PMS odabrati, pogledajte ovaj članak o 7 Najboljih POS Sustava za Hotele koji će vam pomoći odabrati savršeno rješenje za vaše poslovanje. 

Suvremeni sustavi objedinjuju mnoge funkcije u jedan softver kako bi upravljanje gostima i hotelom bilo lakše i jednostavnije.

Upravo je zato osnovan OTA Sync, kako bi hotelijerima i upraviteljima najma pomogao sve što im je potrebno za njihov iznajmljivački objekt objediniti na jednom mjestu.

Osim što vam pruža sve ove funkcije, OTA Sync vam pomaže da:

• Provodite napredne operacije s računima i dijelite ih ili spajate prema stavci, sobi, gostu, iznosu i slično.
• Jednostavno postavite različite poreze, prilagođene raznim tržištima kako biste izbjegli pravne sporove.
• Provodite fiskalizaciju i automatizirajte komunikaciju s digitalnim fiskalnim uređajima i poreznom upravom.
• Provjerite blagajnu na početku i kraju svakog dana kako biste vidjeli prihode, uplate, isplate i slično.

Spremni isprobati naš besplatni probni račun prije donošenja odluke?

Prijavite se za 14-dnevno besplatno probno razdoblje i otkrijte kako vam OTA Sync već danas može pomoći automatizirati poslovanje vašeg hotela ili objekta za iznajmljivanje!